Comment rédige-t-on un mémoire professionnel, pour valider son Master ?
J’ai décidé de faire un podcast de formation, retranscrit en article de blog également, sur l’écriture du mémoire, pour donner plus d’information
Étant tuteur de mémoire de fin d’études pour les alternants, et ayant aidé à valider plus d’une dizaine de mémoires au cours des derniers mois, j’ai donc jugé bon de vous offrir toutes les astuces, mais également un plan complet « générique », à rédiger étape par étape.
Cet article est à destination des alternants, mais aussi des responsables pédagogiques, qui souhaiteraient donner des informations gratuites à leur étudiant.
La rédaction d’un mémoire est un moment à la fois stressant, compliqué, long, et qui vient sanctionner, si je puis dire, la finalité de nos études.
Étant passé par là, je connais bien cette situation.
Sauf que, à la différence de beaucoup, et je pense avoir été chanceux, je n’ai pas eu d’énorme difficulté à écrire le mien.
Car, j’ai très vite compris qu’un plan de mémoire professionnel, c’est tout simplement la mise en place d’un véritable projet dans son entreprise.
Et oui, la rédaction d’un mémoire de fin d’études, c’est uniquement de la gestion de projet.
Partir d’un besoin, apporter une réflexion poussée, pour ensuite trouver des solutions. Et j’ai eu la chance d’être bien formé pour cela.
Rentrons immédiatement dans le vif du sujet.
Page de garde
Ici, je vais vous donner un plan générique. Qui pourra être transposé selon votre contexte. Il vous faudra faire preuve d’adaptation, mais ce plan aidera à vous structurer plus facilement.
Évidemment, on commence par la page de garde.
Avec entre autres :
- Votre nom et prénom
- Nom et logos de l’école et de l’entreprise
- Nom du responsable de formation et du tuteur d’entreprise
- L’année du diplôme
- Et si votre mémoire contient des informations confidentielles, il est bon ton de le renseigner pour éviter sa diffusion
Essayez de créer un page de garde représentant un peu votre projet.
Il est facile de faire des affiches très graphiques avec le site Canva. Évitez les pages de garde classiques de WORD. Efforcez-vous de vous démarquer dès la page de garde pour donner envie de lire le document.
En second lieu, les remerciements, où vous citez les personnes qui vous ont aidé durant votre parcours. Si vous devez placer des fiches de confidentialité, ajoutez-les avant les remerciements.
Réservez une ou deux pages pour la table des matières puis une introduction de quelques lignes, qui servira d’abstract, pour parler du sujet, très brièvement, de votre mémoire.
Vous pouvez ensuite passer à la première partie, à savoir la présentation de votre parcours, et de votre entreprise.
Décrivez dans votre mémoire votre parcours et votre entreprise.
La numérotation de votre document doit démarrer à partir d’ici. Car le nombre de pages comptabilisé ne doit comprendre que votre sujet, et non pas les informations extérieures comme la table des matières ou les annexes.
Commencez par une rapide présentation de votre société, mais aussi de votre parcours.
Exposez les généralités de votre environnement professionnel, l’historique de votre groupe, sa date de création, son histoire, puis expliquez le chemin par lequel vous êtes passé et qui vous a conduit à ce diplôme et a travaillé pour cette société.
L’objectif est de décrire le cœur de métier de votre compagnie, et de faire un rapprochement avec votre expérience pour rendre crédible votre projet de réussir votre Master.
Par exemple, si vous êtes dans un domaine informatique, et que vous œuvrez dans une ESN spécialisée dans la cybersécurité, précisez votre parcours et pourquoi il est intéressant pour vous d’étudier dans ce domaine.
Si vous êtes dans le marketing digital et la communication, expliquez quels sont les gains pour vous de travailler avec votre entreprise dans l’acquisition de telle ou telle compétence.
Si vous êtes dans une petite structure, justifiez les bénéfices de vous former dans un milieu à taille humaine.
À vous de faire la connexion entre vos valeurs personnelles, et votre compagnie. Afin de montrer au jury votre logique professionnelle.
Renseignez ensuite l’organigramme.
Si vous êtes dans un environnement complexe, faites un focus sur votre département ou votre agence. Inutile de mettre 1500 personnes.
Et si vous travaillez pour une PME, avec une 50aine de salariés par exemple, décrivez toute l’entreprise. Vous pouvez diviser par secteur : commercial, technique, direction, etc.
Rendez visible votre nom dans l’organigramme. Coloriez la case où votre nom apparait avec une couleur différente.
Ainsi, votre jury pourra vous positionner plus facilement dans la hiérarchie.
Situez ensuite le contexte dans lequel vous évoluez.
Pour une grosse entreprise, détaillez les projets importants actuels, et si c’est une PME, expliquez les gros contrats avec les clients les plus essentiels, en sous-traitance notamment.
Cela permettra à votre jury de voir si vous savez vous positionner, et si vous comprenez le poids de devoir travailler dans cet environnement. Vous pouvez rentrer un peu dans de la technique si vous le souhaitez. Mais toujours en vulgarisant.
Communiquez ensuite quelques chiffres clés.
Le chiffre d’affaires, le nombre de salariés, la croissance de l’entreprise, etc.
Vous pouvez renseigner toute information qui vous semble utile d’ajouter. Toujours pour donner un contexte global à votre jury, et démontrer que vous savez vous positionner professionnellement.
Par exemple, pour mon mémoire, mon ESN était aussi un centre de formation, et je détaillais les formations proposées à nos clients, ainsi que l’accompagnement global.
Terminez par un résumé global de la stratégie de l’entreprise et ses objectifs. Ses prochains projets, son ambition à court et long terme, et ce qu’elle souhaite développer dans un avenir proche.
Lorsque vous terminez cette partie, faites un focus rapide sur votre activité au sein de l’entreprise et votre place dans les projets.
C’est à dire, votre implication, les projets sur lesquels vous travaillez, vos responsabilités, et introduisez votre problématique, pour expliquer pourquoi vous avez été choisi par votre manager afin d’intégrer l’entreprise.
Vous pouvez passer à la deuxième partie de votre mémoire, à savoir, l’analyse de votre problématique.
Partie cruciale de votre mémoire : votre problématique.
Votre objectif ici est de l’expliquer, de la clarifier, et de prouver à votre jury que vous avez la capacité de vous approprier un projet pour pouvoir ensuite le mener, en partie ou en totalité.
À votre niveau, évidemment.
Commencez par expliquer le contexte de votre problématique.
Généralement, votre manager va vous donner un projet à mener. Et notamment une problématique à résoudre.
Vous devez passer par une phase de questions, d’interviews, et de mise au point avec le « client » et/ou les utilisateurs qui ont ce problème.
Votre client pourra être un vrai client, ou directement votre manager ou un directeur en interne.
Il faudra pour cela que vous questionniez les personnes impactées par cette problématique, pour savoir exactement quelle est la situation actuelle, et ce qui a déclenché ce problème.
Vous pouvez vous aider du QQOQCPC, c’est-à-dire la méthode de questionnement avec le qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi, et combien pour préparer vos questions.
Quelques exemples de question :
Qui est impacté par le problème ? Où se situe le problème ? Combien de budgets disposez-vous pour mettre en place une solution ? Quand est-ce que vous voulez déployer le projet ? Quelles sont les solutions palliatives actuelles ? Comment travaillez-vous avec ce problème ?
Toujours en essayant de creuser chaque réponse avec la question : pourquoi ?
Pourquoi telle personne est-elle en charge de cette tâche ? Pourquoi tant de budget ? Pourquoi à cette date précise ? Pourquoi dans ce lieu très spécifique, Etc.
L’analyse de l’existant.
L’objectif est de vous servir des informations récoltées pour effectuer l’analyse de l’existant.
Et faire un état des lieux pour lister les problèmes, les contraintes, les limites, le périmètre du projet, les acteurs et les avantages actuels.
Plusieurs outils existent, comme Ishikawa, le T.O.H.E., le P.E.S.T.E.L., le S.W.O.T., pour lister toutes les informations pertinentes.
Ce travail d’analyse vous permet de clarifier votre problématique, et de pouvoir faire une analyse du besoin.
C’est-à-dire de décrire la direction que va prendre votre projet. Et la méthode de gestion de projet que vous allez choisir, si vous pouvez déjà anticiper.
Exemple. Je suis en alternance développement logiciel, et je récolte des informations sur un problème de software que nous avons en interne qui ne permet pas de surveiller des informations cruciales sur certaines bases de données.
Je vois que ce problème est causé notamment par un logiciel qui n’est plus à jour, qui est incompatible avec certaines nouvelles technologies que nous voulons installer, car il est obsolète, et qu’une partie du réseau de mon entreprise n’est pas optimisé pour la surveillance.
Je constate que très peu de ressources humaines sont disponibles.
Mais je remarque que nous possédons l’avantage d’avoir des collaborateurs avec des compétences permettant de mettre à jour le réseau, que nous pouvons débloquer un budget pour le développement d’une nouvelle application, et que j’ai les compétences pour le faire.
Mon projet sera donc la création d’une nouvelle application en interne permettant le monitoring de la base de données.
Et je vais déployer mon projet en Agile, SCRUM par exemple, car parfaitement adapté à un projet de développement de logiciel.
Cela me permettra de faire évoluer le produit continuellement, et d’y apporter les fonctionnalités nécessaires en fonction de l’évolution de mon système d’information.
L’analyse du besoin.
Une fois cela fait, il faudra résumer les bénéfices d’un tel projet. Et à qui cela va bénéficier.
Par exemple, pour mon software, permettre une surveillance optimisée des données, pour en éviter la perte.
- Un gain de productivité grâce à la récolte de ses données.
- La mise en place d’un réseau optimisé, et une meilleure communication entre les machines.
- Et peut-être la mise en place d’une évolution de l’infrastructure permettant l’exploitation totale de ses données, toujours à des fins d’amélioration.
- Tout cela pour que les ingénieurs puissent voir ce qui transite sur le réseau, à quelle vitesse, et de sauvegarder les données sensibles.
Grâce à cela, ma problématique est clarifiée, mes objectifs sont clairs, mon projet est validé, et mon jury peut voir que j’ai les compétences pour définir les tenants et les aboutissants d’une telle problématique.
Par la suite, il va falloir organiser notre projet, et définir nos objectifs que la solution devra atteindre.
Expliquez dans votre mémoire votre organisation.
Tout d’abord, présenter votre équipe projet et présenter les parties prenantes au travers d’un R.A.C.I.
Citez qui sera responsable de quoi, qui sera l’autorité qui approuve, et ceux simplement informé ou consulté, tout en vous mettant en valeur.
Présentez le budget qui a été attribué pour réaliser ce projet. Si vous ne pouvez pas le renseigner, préciser l’information (c’est une information confidentielle, car le projet est secret défense, par exemple.)
Puis présenter les étapes clés avec un macroplanning convenu avec votre manager.
Si vous n’avez pas de budget (pas besoin de budget pour ce type de projet, etc.), faites une estimation du temps jours/homme que vous allez « coûter » à votre entreprise.
L’objectif reste de démontrer à votre jury que vous prenez en compte l’aspect financier, temporel et humain, de votre projet, pour respecter le triangle d’or coût, délai, qualité, que l’on retrouve dans tous les projets.
Le plan de communication.
Enfin, présentez un plan de communication pour l’ensemble du projet
Renseigner les étapes clés de votre communication en relation avec le macroplanning (qui sera informé, qui devra valider, le rythme des réunions, quand les utilisateurs pourront tester le produit ou être formés, etc.)
Une fois que le contexte global de votre projet est défini, il va falloir créer un cahier des charges de votre solution.
Rédigez un cahier des charges
Via votre analyse, vous allez devoir décrire le cycle de vie et les étapes importantes par lesquelles votre produit va passer.
Vous donnerez ainsi une visibilité claire à votre jury de la vision que vous avez de votre future solution.
Il faut notamment décrire comment vous allez maintenir à jour, ou assurer le support de la solution, voir son amélioration possible.
Ensuite, une analyse fonctionnelle est nécessaire pour votre produit.
Grâce à l’analyse fonctionnelle, vous pourrez décrire ce que vous allez pouvoir faire avec votre solution et le service que cela va rendre à votre utilisateur.
Attention, ici, pas de technique, ou très peu, seulement pour expliquer certaines contraintes techniques qui vous sont imposées.
Nous sommes dans le service que doit rendre la solution, et non pas avec quoi, ou comment elle va être réalisée. La technique viendra plus tard.
Ex. : Mon projet me permettra de sécuriser les données sensibles, mon projet me permettra de prospecter sur internet, mon projet me permettra de surveiller mon équipement, etc.
Expliquez également les contraintes imposées par la mise en place d’un tel projet.
Ex. : Je vais devoir former des utilisateurs, ou apprendre à utiliser une nouvelle technologie. Je vais devoir utiliser un langage de programmation spécifique, ou un outil de suivi client interne.
Faites ressortir les objectifs à atteindre et les contraintes importantes de votre projet, en les priorisant.
Il y a plusieurs façons de prioriser nos objectifs, mais, pour ma part, j’utilise la matrice tricroisé qui permet de convertir le poids de chacun de nos objectifs en pourcentage. Et les hiérarchiser.
Cette grosse partie du mémoire est nécessaire pour démontrer à votre jury que vous savez définir et prioriser les objectifs à atteindre de votre solution.
LES KPI.
Définissez également les KPI, Key Performances Indicator, qui sont des indices de performance, qui permettent au jury de voir comment vous évaluer l’efficacité de votre déploiement projet.
Vous allez lister les indicateurs qui vous permettront de savoir quand votre projet avance ou est en retard.
Exemple : délai de livraison, temps de programmation maximal, budget dépensé, etc.
Cela permet au jury de voir que vous avez pris en considération le suivi de projet, et que vous vous êtes basé sur des indicateurs de suivi objectifs, pour bien cadrer l’ensemble de votre déploiement.
Vous pouvez aussi renseigner des indices de performance pour évaluer l’efficacité de votre future solution.
Exemple : nombre de vendre du produit, nombre de clients satisfaits, cadence de production, nombre de visites ou de clics d’un site web, etc.
Une fois finalisé, vous pouvez passer au volet technique du projet, avec la création de la solution.
La partie technique de votre mémoire : la réponse à la problématique et la découverte des solutions.
Généralement, lorsqu’on rédige un mémoire, le projet est déjà en cours, voir finalisé.
Ici, vous allez mettre en correspondance votre analyse de la problématique et l’analyse fonctionnelle avec les solutions que vous avez ou que vous allez trouver.
Répondre à la problématique passe par un comparatif des solutions. Il faut mettre en valeur votre compétence technique avec une analyse des différentes possibilités.
Exprimez les points positifs et négatifs de chaque solution que vous avez trouvés ou que vous voulez mettre en place.
Il faut choisir la solution qui répond le mieux au besoin exprimé et justifier votre choix.
À ne pas dire : j’ai choisi cette solution ou cette méthode, car je la maîtrise ou que c’est la seule que je connaisse
Non. On choisit une méthode ou une solution, car elle est optimale pour ce que l’on veut faire ou comment on veut s’organiser. Et pas parce qu’on la connait.
La solution.
Généralement, vous évoluez dans un environnement depuis deux ans ou plus, et donc, vous avez une meilleure vision de vos outils, et de votre méthode projet, que depuis votre arrivée dans l’entreprise.
À vous de faire le bon choix, avec l’aide de votre tuteur. Mais il faudra justifier, et expliquer constamment vos prises de décisions.
Pour cela, il faut se référer à votre analyse fonctionnelle faite précédemment. Pour expliquer que cette solution répond à une des exigences exprimées par le client.
Analyse des risques.
Faites aussi une analyse des risques de la solution pour montrer que vous anticipez les problèmes à venir lors de son utilisation. Ce sont des risques techniques principalement, mais ils peuvent être aussi d’ordre organisationnel.
Par exemple : le risque de perte de données pour un serveur, avec une sauvegarde à installer comme solution palliative.
Une fois ceci fait, il faudra passer sur l’organisation de la conduite de votre projet.
Méthode projet.
À ce niveau, et si vous n’avez pas encore de méthode projet choisie (Classique ou itératif) vous avez une vision globale de votre solution. Et vous allez pouvoir préciser votre méthode. SCRUM ? Cascade ? Cycle en V ?
Cela dépend de votre contexte, ou bien si c’est un choix imposé par votre entreprise.
Vous pouvez choisir une méthode à ce moment-là, ou bien lorsque vous finaliser l’analyse du besoin de votre client.
Analysez les risques qui peuvent intervenir durant le projet, des risques organisationnels généralement.
Exemple : risque de retard pris lors de la commande de matériel, avec comme solution d’avoir un second contrat avec un fournisseur partenaire.
Vous pouvez utiliser, par exemple, l’outil A.M.D.E.C. pour faire votre analyse de risques.
Expliquez les solutions préventives et justifiez vos choix, toujours. Toujours en vulgarisant.
Vous pouvez résumer l’ensemble de votre solution avec un P.B.S., ou Product Breakdown Structure. Votre jury verra d’un seul coup d’œil votre produit, plus confortable pour la compréhension.
La gestion humaine et budgétaire.
Décrivez la gestion des équipes si vous en êtes responsable. C’est-à-dire les tâches de chacun pour la réalisation du projet. Et votre répartition des tâches.
Décrivez l’organisation qui sera mise en place pour la gestion du changement et la formation des utilisateurs. Comme vous savez la solution que vous allez installer, vous savez aussi ce que cela va devoir impliquer en matière de formation utilisateur.
Généralement, on passe par de la formation, de la documentation, du support client, etc. Mais bien évidemment, cela dépend du contexte.
Si vous avez un budget, expliquez comment il va être utilisé (solution, ressources humaines, facturation, abonnement, maintenance, formation, déploiement du projet, etc.)
Sinon, rappelez que vous n’avez pas de budget ou qu’il est confidentiel. Et faites le calcul de ce que vous « coutez » à l’entreprise en jours/hommes.
Demandez à votre manager ou tuteur de vous aider pour cette partie, qui est une étape d’estimation assez compliquée à gérer pour certains.
Le planning.
Et finissez avec un planning détaillé et notamment grâce à un W.B.S., le Work Breakdown Structure, qui permet de lister toutes les tâches à effectuer.
Le planning complet pourra être renseigné en annexe, s’il est trop long. Ne faites apparaitre qu’une partie pour montrer à votre jury que vous avez construit le planning dans le corps de mémoire.
Si vous êtes en itératif, la description de l’organisation d’un ou plusieurs SPRINTS, voire de l’itération complète, suffira.
Faites ressortir les étapes importantes, les tâches importantes, les priorités, voire le chemin critique avec un PERT. Ou bien la matrice d’Eisenhower pour expliquer ce que vous allez déléguer,
reporter, planifier, ou traiter en urgence.
Cette partie se termine ici, et la partie suivante aborde le déploiement de votre projet, et les résultats obtenus.
Détaillez également les résultats obtenus et l’ensemble de votre conduite de projet.
Selon le déroulé de votre projet, vous pouvez présenter un tableau de bord du projet avec les objectifs atteints via les KPI que vous avez choisis précédemment.
Expliquez ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné durant le projet
Ex. : délai de retard, problème organisationnel, respect du budget, etc.
Comparaison des KPI.
Comparez les KPI initiaux, que vous avez mis en place lors de la rédaction de votre cahier des charges, avec ceux qui sont actualisés pour évaluer votre avancement.
Faites un retour sur l’organisation, mais aussi sur la communication (réunion, échange par mail, etc.) que vous avez définie précédemment, et le travail d’équipe. Pour démontrer que votre plan de communication a été respecté.
Les conflits, la résolution de problème, l’organisation générale, ou les réussites.
Si des risques que vous aviez anticipés apparaissent, expliquez comment cela s’est déroulé et si vos actions préventives ont fonctionné.
Quand un risque non anticipé s’est produit, expliquez comment vous vous êtes adapté. Et les mesures que vous voulez mettre en place pour un projet similaire, si vous êtes amené un jour à en effectuer un autre.
Votre projet est terminé : expliquez comment cela s’est déroulé lors de la formation des utilisateurs (client ou utilisateur final), et de l’acceptation du projet pour la gestion du changement.
Dans le cas où le projet ne soit pas terminé, détaillez les prochaines étapes du projet, et présentez une analyse prédictive.
Conclusion et prise de recul via ce projet.
Valorisez-vous, mais restez honnête.
Le jury sait pertinemment qu’aucun projet ne se passe comme prévu. Mais valorisez les points positifs en priorité.
Son objectif, au jury, est de savoir si vous avez la capacité de comprendre tout ce qu’implique un projet, votre analyse de la situation, et votre niveau d’adaptation pour votre après formation.
Lorsque vous serez un salarié à temps complet ou à la tête de votre propre entreprise.
Terminez votre mémoire par un bilan professionnel et personnel, avant de rajouter les annexes.
Enfin, terminez par un bilan professionnel, avec vos points forts, vos points faibles, et les outils que vous avez appris à l’école et que vous avez utilisés en entreprise pour votre projet.
Puis un bilan personnel avec un résumé de vos années de formation, ce que vous retenez de cette expérience, et ce vers quoi vous vous dirigez maintenant.
Vous stoppez la numération ici, et ensuite, rajoutez les annexes qui vous semblent utiles. Planning détaillé, flux réseau dans un projet informatique, sondage ou questionnaire réalisé pour l’analyse de l’existant. Retour de satisfaction client. Etc.
Lors de la rédaction du mémoire, n’hésitez pas à demander de l’aide à votre tuteur, ou vos collègues, pour qu’ils vous aident dans vos analyses.
Ça sera à vous de rédiger, mais réaliser un projet ne se fait jamais seul, notamment en tant qu’alternant ou en phase d’apprentissage. Donc, faites-vous assister.
La répartition du nombre de pages se fera en fonction de votre analyse. Il n’y a pas de chiffre exact. Mais essayer de rester cohérent. Une analyse de la problématique ne tient pas en 1 seule page, par exemple.
Également, évitez les pavés de texte. Essayez d’imager un maximum avec des schémas, et des captures d’écran, espacer vos paragraphes, et essayez de bien scinder vos parties.
Utiliser les SmartArt, que vous pouvez trouver la catégorie insertion de WORD, à bon escient. Utile pour faire des listes à puces, des organigrammes, et vous pouvez les utiliser pour le S.W.O.T. par exemple.
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